Wir verwalten Mehrfamilienhäuser, deren Wohnungen mehreren Eigentümern gehören.
GIEBEL
Für Eigentümergemeinschaften, Vermieter und Bauträger
Die meisten Beschwerden über Hausverwaltungen haben nichts mit Geld zu tun.
Sie handeln davon, dass niemand zurückruft, dass die Abrechnung im Oktober kommt und dass der Beschluss vom letzten Frühjahr immer noch nicht umgesetzt ist.
Das liegt selten an schlechten Leuten.
Es liegt daran, dass eine Verwaltung, die alles von Hand macht, bei 140 Wohnungen pro Mitarbeiter an ihre Grenze kommt.
Wir haben die Arbeit anders aufgebaut.
Alles, was ein Computer kann, macht bei uns ein Computer. Was Urteilsvermögen braucht, machen wir — und haben die Zeit dafür.
der Verwaltungen in Deutschland sagen, dass sie überlastet sind, ein Drittel davon stark. Knapp 14 % nehmen keine neuen Aufträge mehr an.
VDIV Deutschland, Branchenbarometer 2025Jede Anfrage, werktags. Auch wenn die Antwort zunächst nur lautet, wer sich bis wann darum kümmert.
So halten wir dasJede E-Mail und jeder Anruf wird bei uns als Vorgang eingetragen, mit Uhrzeit und Frist. Diese Liste sehen wir beide jeden Morgen. Was am Freitagnachmittag kommt, beantworten wir am Montag.
Nach Ablauf des Kalenderjahres. Ohne Nachfragen, ohne Vertröstung.
So halten wir dasWir buchen jeden Beleg in der Woche, in der er ankommt. Am 1. Januar ist das Jahr deshalb zum größten Teil abgerechnet. Die Heizkosten des Jahres melden wir dem Ablesedienst gleich im Januar, und der Verwaltungsbeirat bekommt die Belege zur Prüfung, sobald sie vollständig sind.
Und einen Status, den jeder Eigentümer jederzeit einsehen kann. Beschlüsse, die niemand weiterverfolgt, sind der häufigste Grund, eine Verwaltung zu wechseln.
So halten wir dasNach der Versammlung tragen wir jeden Beschluss in die Beschluss-Sammlung ein, wie es § 24 Abs. 7 WEG verlangt. Daneben führen wir eine Arbeitsliste: Zu jedem Beschluss steht, wer ihn umsetzt und bis wann. Von dieser Liste geht ein Beschluss erst herunter, wenn er erledigt ist.
Konten, Belege, Verträge, laufende Vorgänge. Nicht auf Anfrage, sondern permanent.
So halten wir dasJeder Wohnungseigentümer darf die Verwaltungsunterlagen einsehen. Das steht in § 18 Abs. 4 WEG. Bei uns muss dafür niemand einen Termin ausmachen oder einen Grund nennen. Wir legen die Unterlagen laufend ab, und jeder Eigentümer hat Zugang zu dieser Ablage. Wer eine Rechnung nicht versteht, kann sie vor der Versammlung selbst nachsehen.
Diese vier Zusagen stehen in unserem Verwaltervertrag. Wenn wir sie nicht halten, können Sie uns daran messen.
Was unter jeder Zusage steht, ist der Ablauf dahinter. Den können Sie Ihren Miteigentümern in der Versammlung genau so erklären.
In jeder Gemeinschaft kommen dieselben Aufgaben Jahr für Jahr wieder. Der wichtigste Termin ist die Versammlung im Frühjahr. Hier steht, was in welchem Monat ansteht und was wir dabei tun.
Die Eigentümer zahlen ihre monatlichen Vorschüsse an die Gemeinschaft, das Hausgeld. Die Höhe hat die Gemeinschaft beschlossen, Grundlage ist der Wirtschaftsplan. Die Heizung wurde zum 31. Dezember abgelesen.
Was GIEBEL dabei tutWir prüfen jeden Monat, ob alle Vorschüsse eingegangen sind. Fehlt einer, schreiben wir den Eigentümer noch im selben Monat an.
Die Heizkostenabrechnung und die Jahresrechnungen der Dienstleister kommen herein, dazu die Kontoauszüge zum Jahresende.
Was GIEBEL dabei tutWir ordnen jede Rechnung der richtigen Position in der Abrechnung zu und führen eine Liste, was noch fehlt. Was Ende Februar nicht da ist, fordern wir an.
Die Jahresabrechnung zeigt, was die Gemeinschaft im Vorjahr eingenommen und ausgegeben hat und was jeder Eigentümer davon trägt. Der Vermögensbericht zeigt, was auf den Konten liegt, vor allem in der Erhaltungsrücklage, dem Geld für größere Arbeiten am Haus.
Was GIEBEL dabei tutWir stellen beides bis Ende April fertig. Das ist unsere zweite Zusage. Der Vermögensbericht geht an jeden Eigentümer.
Der Verwaltungsbeirat prüft die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan und gibt seine Stellungnahme dazu ab. Danach geht die Einladung zur Versammlung raus, per Brief oder E-Mail, mindestens drei Wochen vorher. Sie nennt jeden Punkt, über den beschlossen werden soll.
Was GIEBEL dabei tutWir gehen mit dem Beirat die Belege Position für Position durch. Die Einladung schreiben wir so, dass jeder Punkt, über den beschlossen wird, genau bezeichnet ist. Ein Beschluss unter „Verschiedenes“ ist angreifbar.
Die Eigentümer beschließen über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse für das Vorjahr; Grundlage ist die Jahresabrechnung. Sie beschließen über die Vorschüsse für das laufende Jahr; Grundlage ist der Wirtschaftsplan. Dazu kommen Beschlüsse über Arbeiten am Haus und über die Entlastung der Verwaltung. Es zählt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
Was GIEBEL dabei tutDie Beschlüsse fassen die Eigentümer. Wir bereiten vor, leiten die Versammlung und verkünden jeden Beschluss mit dem Abstimmungsergebnis, damit alle im Raum dasselbe gehört haben.
Über die Versammlung wird gleich danach eine Niederschrift geschrieben. Sie unterschreiben der Vorsitzende, ein Eigentümer und, wenn es einen Beirat gibt, dessen Vorsitzender oder sein Vertreter. Jeder Beschluss kommt in die Beschluss-Sammlung. Wer einen Beschluss anfechten will, muss die Klage binnen eines Monats nach der Versammlung erheben und binnen zwei Monaten begründen.
Was GIEBEL dabei tutWir schreiben die Niederschrift gleich nach der Versammlung und schicken sie an alle Eigentümer. Jeder Beschluss bekommt dazu ein Datum und einen Namen für die Umsetzung. Das ist unsere dritte Zusage.
Die Arbeiten, die die Versammlung beschlossen hat, werden beauftragt und terminiert. Für größere Vorhaben hat die Versammlung schon zwischen Angeboten gewählt.
Was GIEBEL dabei tutWir beauftragen die Handwerker und machen die Termine. Die Bewohner erfahren vorher per Aushang, wann und wo im Haus gearbeitet wird.
Die Arbeiten laufen. Am Ende wird die Leistung abgenommen. Ab diesem Tag läuft die Gewährleistung, also die Zeit, in der der Handwerker Mängel auf seine Kosten beheben muss.
Was GIEBEL dabei tutWir nehmen die Arbeiten vor Ort ab, mit Protokoll und Fotos. Das Ende der Gewährleistung tragen wir in den Kalender ein und gehen kurz vorher noch einmal hin, um nach Mängeln zu schauen.
Vor dem Winter wird das Haus einmal von oben bis unten angeschaut: Dach, Fassade, Keller, Heizung. Dazu gehört die Verkehrssicherung, also Wege, Treppen und Beleuchtung, für die die Gemeinschaft haftet, wenn jemand stürzt.
Was GIEBEL dabei tutWir gehen mit dem Verwaltungsbeirat durch das Haus und schreiben auf, was in Ordnung ist und was für die Erhaltung im nächsten Jahr Geld kosten wird. Diese Liste ist die Grundlage für den Wirtschaftsplan im Oktober.
Der Wirtschaftsplan für das kommende Kalenderjahr wird aufgestellt. Er enthält die erwarteten Einnahmen und Ausgaben, die Vorschüsse jedes Eigentümers und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Beschlossen wird über die Vorschüsse, die sich aus dem Plan ergeben.
Was GIEBEL dabei tutGrundlage ist die Liste vom Rundgang im September. Für Arbeiten, die im nächsten Jahr anstehen, holen wir jetzt Angebote ein. Dann steht im Plan die Zahl aus dem Angebot, und die Versammlung im Frühjahr kann zwischen fertigen Angeboten wählen.
Versicherungen, Wartungsverträge, Hausmeister und Winterdienst haben Kündigungsfristen, die meist zum Jahresende laufen. Wird eine Frist verpasst, läuft der Vertrag ein weiteres Jahr.
Was GIEBEL dabei tutWir haben für jeden Vertrag die Kündigungsfrist im Kalender und prüfen ihn ein paar Wochen davor. Ist ein Anbieter zu teuer geworden oder seine Arbeit nicht in Ordnung, holen wir ein anderes Angebot und legen es dem Beirat vor.
Zum Jahresende werden die Zähler abgelesen und die Konten abgeschlossen. Der Stand der Erhaltungsrücklage an diesem Tag kommt in den Vermögensbericht.
Was GIEBEL dabei tutWir gehen die Beschlüsse des Jahres durch und schreiben zu jedem, ob er umgesetzt ist. Wo etwas offen blieb, steht der Grund dabei. Diese Übersicht bekommt jeder Eigentümer.
Das ist der übliche Ablauf. In Ihrer Gemeinschaft kann einiges anders liegen, je nachdem, was in Ihrer Teilungserklärung steht und was Sie beschlossen haben. Die Teilungserklärung ist die Urkunde, mit der Ihr Haus in Wohnungen aufgeteilt wurde.
Wir sind zu zweit. David Rieger kümmert sich um das Geld, Alexandros Moysoglou um das Gebäude. Wer anruft, hat einen von uns beiden am Apparat.
Geschäftsführer · Zahlen und Verträge
Ich bin David Rieger und bei GIEBEL für das Geld zuständig: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Hausgeld und die Verträge der Gemeinschaft. Ich komme aus dem Kaufmännischen und habe vorher in Stuttgart ein Mobilitätsunternehmen aufgebaut. Dort habe ich gelernt, Abläufe so zu bauen, dass sie auch dann laufen, wenn gerade viel los ist. Wenn Ihnen in der Abrechnung eine Zahl komisch vorkommt, fragen Sie mich. Ich erkläre sie so lange, bis Sie sie in der Versammlung selbst erklären können.
Rufen Sie mich an, wenn es um Hausgeld, Abrechnung oder einen Vertrag geht.Geschäftsführer · Gebäude und Handwerker
Ich bin Alexandros Moysoglou und bei GIEBEL für das Gebäude zuständig: Reparaturen, größere Bauvorhaben, Handwerker und der jährliche Rundgang durchs Haus. Ich komme aus der Bauausführung und habe im Raum Stuttgart Baustellen geleitet. Ein Angebot lese ich deshalb bis zur letzten Position, und ich merke, wenn eine fehlt. Wenn es im Haus tropft oder die Heizung ausfällt, sehe ich mir das selbst an, bevor ein Handwerker kommt. Bei jedem Haus schaue ich als Erstes nach oben, aufs Dach. Dort sieht man, wie gut es gepflegt wurde.
Rufen Sie mich an, wenn am Haus etwas kaputt ist oder eine größere Arbeit ansteht.Wir arbeiten für drei verschiedene Auftraggeber. Bei jedem steht, wer den Vertrag mit uns schließt und was wir dann tun.
Auftraggeberin ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Über die Bestellung und den Vertrag beschließt die Versammlung.
Auftraggeber sind Sie als Eigentümer einer vermieteten Wohnung. Der Vertrag läuft mit Ihnen allein, die Gemeinschaft hat damit nichts zu tun — auch dann, wenn sie eine andere Verwaltung hat.
Der Bauträger, der das Haus in Wohnungen aufgeteilt hat, bestellt die erste Verwaltung, höchstens für drei Jahre. Der Vertrag läuft mit der neuen Gemeinschaft.
Am schnellsten geht es am Telefon. Wenn Sie uns Ihr Haus vorstellen wollen, reicht eine E-Mail mit der Adresse und der Zahl der Wohnungen. Alles Weitere besprechen wir dann.
Wir übernehmen Häuser ab dem 1. Januar 2027. Ansprechen können Sie uns schon jetzt — dann ist zum Jahreswechsel alles vorbereitet.
| Montag bis Donnerstag | 8:30 bis 17:00 Uhr |
| Freitag | 8:30 bis 13:00 Uhr |
Außerhalb dieser Zeiten hinterlassen Sie bitte eine Nachricht, wir rufen am nächsten Werktag zurück. Bei einem Schaden am Haus, der nicht warten kann, nennt Ihnen die Ansage die Nummer des Notdienstes.